Нестандартная задача с переменными вводными
Один из крупнейших петербургских застройщиков и наш многолетний стратегический партнер — поставил задачу организовать и оптимизировать процесс учета выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ). Нестандартность задачи заключалась в том, что фактические (именно выданные, а не купленные СИЗ) затраты Заказчик нам компенсировал, а учет должен был вестись параллельно по трем юридическим лицам.
При этом:
- Выдача должна была осуществляться и по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), и по трудовым договорам. Для справки: в первом случае СИЗ работникам возмещаются, во втором — выдаются бесплатно.
- На конец каждого месяца у каждого юрлица на складе по бухгалтерии должен был числиться 0.
- Многие работники понятия не имели, какой у них размер.
Все должны быть обеспечены, а система учета должна выдать в любое время полную информацию о статусе обеспечения по каждому юрлицу.
Итак, нам следовало выбрать поставщика по всем требованиям, вести учет по трем юрлицам, исключая пересорт, недостачу и излишек на балансе, чтобы не платить налог на прибыль, и выдать всем 1500 работникам спецодежду по росту и размеру. Безусловно, соблюдая все нормы законодательства.
Реализация: проработка механизма до мельчайших деталей
Мы декомпозировали все задачи на микропроцессы, распределили зоны ответственности между Заказчиком, Поставщиком и PRC, расставили приоритеты и составили комплекс мероприятий для решения поставленной задачи:
- Выбрали поставщика по критериям цены, удобства доставки, формированию комплекта документов и возможностей хранения.
- Определили места, количество и способы доставки спецодежды.
- Разработали алгоритм учета и составили техническое задание для написания специализированного программного обеспечения.
- Согласовали с Заказчиком комплекты выдаваемых СИЗ в соответствии с должностями и выполняемыми работами.
- Детально, с учетом мельчайших подробностей проработали механизм от получения спецодежды до выдачи работникам.
Результат: перевыполнение плана и экономия
Процесс учета и выдачи СИЗ был организован и оптимизирован так, что даже перевыполнил задачи Заказчика и в то же время учитывал наши интересы. Заказчик получил значительную экономию денежных средств за счет исключения избыточных закупок СИЗ и отсутствия необходимости уплаты 20% налога на прибыль. Процесс отлажен и работает в настоящее время. А группа компаний PRC получила возможность вести учет СИЗ и для других проектов с учетом безналичного расчета с поставщиками.